PROTOCOLLO PER LA SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI DI DISPOSIZIONI EUROUNITARIE O NAZIONALI

I.
DISPOSIZIONI GENERALI

Il presente protocollo disciplina le modalità con le quali è possibile effettuare segnalazioni di violazioni, emerse nel contesto lavorativo, di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente.

Resta ferma l’applicazione delle disposizioni eurounitarie o nazionali in materia di a) informazioni classificate e b) segreto professionale forense e medico, nonché c) l’applicazione delle disposizioni in materia di esercizio del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezione contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali (art. 28 l. n. 300/1970).

La Procedura è articolata come segue.

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1) Definizioni

Nel contesto della presente procedura, si intendono per:

  1. Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente, di cui si venga a conoscenza nel contesto lavorativo, e che consistono in:
  1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, diversi da quelli che rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
  2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo n. 231/2001 o violazioni del modello organizzativo adottato dall’ente;
  3. illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al d.lgs. n. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nell’allegato alla direttiva 2019/1937/UE, relativi ai seguenti settori: (i) appalti pubblici; (ii) servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; (iii) sicurezza e conformità dei prodotti; (iv) sicurezza dei trasporti; (v) tutela dell’ambiente; (vi) radioprotezione e sicurezza nucleare; (vii) sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; (viii) salute pubblica; (ix) protezione dei consumatori; (x) tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea di cui all’art. 325 TFUE;
  5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, TFUE, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
  6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5);
  1. Informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito dell’attività dell’ente, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
  1. Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna;
  2. Persona segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
  3. Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
  4. Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
  5. Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

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2) Obbligo di riservatezza

  1. Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
  1. L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
  1. Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile in seno al procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.

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3) Trattamento dei dati personali

    1. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
    1. I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dall’Organismo di Vigilanza, in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 Reg. 2016/679/UE, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 Reg. 2016/679/UE, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
    1. L’Organismo di Vigilanza cura che sia garantito un adeguato livello di sicurezza rispetto ai rischi derivanti dai trattamenti di dati personali effettuati.

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4) Conservazione della documentazione

    1. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
    1. Delle operazioni di distruzione e/o cancellazione delle segnalazioni e della relativa documentazione è redatto verbale da parte dell’Organismo di Vigilanza, che ne cura la conservazione per i successivi cinque anni.

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5) Pubblicità

    1. La presente procedura è esposta e resa facilmente visibile nei luoghi di lavoro ed è pure resa accessibile a chi, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattiene rapporti giuridici con l’ente. Allo scopo, il protocollo è pubblicato anche sul sito internet dell’ente.

II.
CANALE DI SEGNALAZIONE INTERNA

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  1. Caratteri generali del canale di segnalazione interna
  1. Il canale di segnalazione interna garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
  1. La gestione del canale di segnalazione è affidata all’Organismo di Vigilanza, i cui recapiti professionali, dedicati all’assolvimento dei compiti previsti nella presente procedura, sono indicati all’allegato A, del quale viene data adeguata notizia a tutti i dipendenti dell’ente, con le modalità sopra indicate.

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  1. Procedura di segnalazione interna
    1. Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale.
    1. Le segnalazioni interne in forma scritta sono effettuate mediante lettera raccomandata inviata presso lo studio professionale dell’Organismo di Vigilanza, ovvero mediante PEC.
    1. Le segnalazioni interne in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro – di persona o attraverso piattaforme di video-conferenza – fissato entro il termine di dieci giorni dalla richiesta.
      1. Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata dall’Organismo di Vigilanza mediante registrazione o copia su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione, apponendo la propria sottoscrizione.
      2. Se per la segnalazione si utilizza una linea telefonica non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non registrato la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del personale addetto. In tal caso, la persona segnalante deve verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione, apponendo la propria sottoscrizione.
      3. Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro personale (anche mediante video-conferenza), essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata dall’Organismo di Vigilanza tramite fonoregistrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In quest’ultima ipotesi la persona segnalante deve verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione, apponendo la propria sottoscrizione.

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  1. Obblighi dell’Organismo di Vigilanza
    1. L’Organismo di Vigilanza, ricevuta la segnalazione, provvede a rilasciare al segnalante un avviso scritto di ricevimento della medesima entro sette giorni dalla sua ricezione. Con il predetto avviso, l’Organismo di Vigilanza comunica al segnalante le eventuali ragioni che potrebbero portare alla rivelazione dei dati riservati – con specifico riguardo ai casi in cui la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa disciplinare dell’incolpato – chiedendo contestualmente al segnalante se intenda o meno consentire alla rivelazione della propria identità.
    1. L’Organismo di Vigilanza mantiene il più assoluto riserbo in ordine alle interlocuzioni con la persona segnalante. Laddove lo ritenga necessario, provvede a richiedere le dovute integrazioni.
    1. L’Organismo di Vigilanza deve dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute. In ogni caso, entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento – o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione – deve fornire riscontro alla segnalazione, comunicando alla persona segnalante le informazioni relative al seguito che viene dato o che intende dare alla segnalazione.
    1. In caso di segnalazione rimasta anonima, prima di procedere alle opportune verifiche, l’Organismo di Vigilanza valuterà prioritariamente la precisione e la concordanza degli elementi esposti, unitamente a tutte le circostanze del caso concreto.

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  1. Contenuto della segnalazione
  1. La segnalazione deve riguardare violazioni, per come sopra definite, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’Ente, delle quali il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.
  2. Sono dunque escluse dall’ambito della presente procedure le segnalazioni di violazioni che siano state conosciute o riscontrate accidentalmente al di fuori del contesto lavorativo, oppure siano esclusivo frutto del narrato di un’altra persona.
  1. Le segnalazioni non possono mai riguardare contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse personale del segnalante, attinente, ad esempio, al proprio rapporto di lavoro o ai rapporti con i soggetti gerarchicamente sovraordinati.

III.
PROTEZIONE CONTRO LE RITORSIONI.
APPARATO SANZIONATORIO

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  1. Casi di ritorsione

I segnalanti non possono subire ritorsioni – per come sopra definite – quali, tra le altre:

  1. il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
  2. la retrocessione di grado o la mancata promozione;
  3. il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
  4. la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
  5. le note di merito negative o le referenze negative;
  6. l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
  7. la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
  8. la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
  9. la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
  10. il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  11. i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
  12. l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
  13. la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
  14. l’annullamento di una licenza o di un permesso;
  15. la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

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  1. Protezione dalle ritorsioni
  1. I segnalanti possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di avere subito. In tal caso l’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
  1. La normativa di riferimento disciplina le misure di sostegno ai segnalanti, come anche le conseguenze giuridiche della violazione del divieto di ritorsione, nonché la limitazione alle responsabilità civili, penali, amministrative.

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  1. Apparato sanzionatorio
  1. Laddove l’Organismo di Vigilanza abbia tenuto una condotta imprudente e negligente nell’esercizio delle sue funzioni, l’Organo direttivo può applicare la sanzione disciplinare dell’ammonizione scritta, dandone avviso all’Assemblea dei Soci.
  1. Qualora l’Organismo di Vigilanza abbia tenuto una condotta gravemente imprudente o negligente nell’esercizio delle sue funzioni oppure abbia violato dolosamente i principi o le regole del presente protocollo, l’Organo direttivo, sentita l’Assemblea dei Soci, può applicare la sanzione della revoca dell’incarico.
  1. Fermo l’apparato sanzionatorio sopra descritto, l’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
  1. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza;
  2. da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
  3. da 500 a 2.500 euro, nel caso di segnalazione oggettivamente infondata effettuata con dolo o colpa grave, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

ALLEGATO A

RECAPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

DEDICATI ALLA RACCOLTA DELLE SEGNALAZIONI INTERNE

Organismo di Vigilanza

Avv. Lorenzo Pellegrini

Studio professionale

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50129 – Firenze

Tel. 055/483448

Casella PEC

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Indirizzo E-Mail

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